Der öffentliche Verteidiger von LA County rüstet sein Fallverwaltungssystem mit AWS auf

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Jul 24, 2023

Der öffentliche Verteidiger von LA County rüstet sein Fallverwaltungssystem mit AWS auf

Erin Brereton hat für mehr als 50 Zeitschriften, Zeitungen und Online-Publikationen über Technologie, Wirtschaft und andere Themen geschrieben. Als Mohammed Al Rawi der Los Angeles County Public beitrat

Erin Brereton hat für mehr als 50 Zeitschriften, Zeitungen und Online-Publikationen über Technologie, Wirtschaft und andere Themen geschrieben.

Als Mohammed Al Rawi 2019 als erster CIO zum Los Angeles County Public Defender's Office kam, waren die Reduzierung des Papierverbrauchs der Organisation und die Erleichterung des Zugriffs auf fallbezogene Informationen zentrale Ziele.

Was Al Rawi jedoch vorfand, war, dass eine Vielzahl von Altsystemen – einschließlich dessen, was er als auf der COBOL-Programmierung basierende Greenscreens aus den 1960er Jahren beschreibt – zur Verwaltung fallbezogener Informationen verwendet wurden.

Daher begann das Büro des Pflichtverteidigers, mögliche Optionen für ein Fallmanagementsystem zu untersuchen. Neben der Notwendigkeit, 160 Millionen Akten und etwa 100.000 Kartons mit relevanten Fallinformationen zu digitalisieren, musste auch eine Möglichkeit gefunden werden, mit Dokumenten umzugehen, die das Büro regelmäßig von Partnern des Justizsystems wie Strafverfolgungsbehörden erhält – was zusätzliche physische Dateien umfassen könnte.

„Wir arbeiten mit vielen Justizbehörden zusammen, die Informationen immer noch in Papierform bereitstellen; Tausende von Dokumenten werden uns physisch zugestellt“, sagt Al Rawi. „Sie können Ihre Organisation transformieren, aber was tun Sie mit externen analogen Informationsquellen?“

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Zunächst erwog das Los Angeles County Public Defender's Office, Dateneingabepersonal einzustellen, um die Informationen in ein zentrales System einzugeben, erkannte jedoch, dass die Einstellung von Mitarbeitern für diese Rollen ein erhebliches Unterfangen sein würde.

„Als wir nachrechneten, stellten wir fest, dass die Eingabe relevanter Informationen aus einem Polizeibericht durchschnittlich 24 Minuten pro Fall dauern würde“, sagt Al Rawi. „Wir erhalten Unterlagen von 99 Festnahmebehörden. Es ist ein riesiger Landkreis; Wir haben 10 Millionen Einwohner. Wir hätten Dutzende von Dateneingabemitarbeitern an über 30 Standorten im gesamten Landkreis einsetzen müssen.“

Stattdessen begann das Büro des Pflichtverteidigers, technologiebasierte Alternativen zu prüfen, die es ihm ermöglichen würden, Papierakten in digitale Akten umzuwandeln.

Nach Gesprächen mit mehreren Anbietern und der Durchführung eines Proof-of-Concept-Pilotprojekts mit Amazon Web Services entschied sich Al Rawi, drei der Lösungen des Unternehmens zu verwenden: Amazon Textract für die Dokumentenaufnahme; Amazon Comprehend, ein Dienst zur Verarbeitung natürlicher Sprache, der durch maschinelles Lernen Erkenntnisse und Beziehungen innerhalb von Texten identifizieren kann; und Amazon S3, der Cloud-Objektspeicherdienst von AWS.

Gemeinsam haben die Lösungen dem Los Angeles County Public Defender's Office dabei geholfen, die große Menge an Dokumenten und Berichten mehrerer Behörden zu verarbeiten, sagt Kim Majerus, AWS-Vizepräsidentin für Bildung im öffentlichen Sektor der USA sowie für Landes- und Kommunalverwaltungen. Anwälte können jetzt schnell auf digitalisierte fallbezogene Informationen zugreifen, anstatt Unmengen von Papier zum Gericht schleppen zu müssen.

„Insbesondere in der Regierung sehen wir viele Altsysteme“, sagt Majerus. „Die Leitung des Büros des Pflichtverteidigers erkannte wirklich die Chance, die Arbeit zu rationalisieren und effizienter zu machen. Es bietet dem Verteidiger – dem eigentlichen Mitarbeiter von LA County – eine agilere Umgebung; Anstatt etwas zu suchen, haben sie es direkt zur Hand. Es ist einfacher, die Informationen zu extrahieren, sodass sie jeden Fall bestmöglich unterstützen können.“

Mohammed Al Rawi, CIO des Los Angeles County Public Defender's Office

HP-Scanner an praktisch jedem Bürostandort wurden mit QR-Codes programmiert, die an ein Dokument angehängt werden können, wenn ein Anwalt oder Supportmitarbeiter es scannt. Das System identifiziert automatisch den Fall, den Dokumenttyp und den Ordner, in den er weitergeleitet werden muss.

Da Dokumente einer Verhaftungsbehörde im Allgemeinen konsistente Arten von Informationen enthalten, ist das AWS-basierte System in der Lage, künstliche Intelligenz zu nutzen, um jeden Abschnitt innerhalb einer Seite zu identifizieren und zu extrahieren. Laut Al Rawi tragen die Fähigkeiten des maschinellen Lernens dazu bei, dass der Prozess umso nuancierter und genauer wird, je häufiger er ausgeführt wird.

„Sie haben diese Lösung entwickelt, die identifiziert, welche Justizbehörde die Quelle des Dokuments ist“, sagt er. „Es weiß, welche Seite des Dokuments für welchen Fall relevant ist und welche anderen Zusammenfassungen extrahiert werden müssen. All das wird aggregiert und dann als Entwurf eingegeben.“

Laut Majerus erforderte die Implementierung des Systems im Wesentlichen keine neue große Software oder Hardware.

„Das ist wirklich das Schöne an der Cloud“, sagt sie. „Alles, was irgendjemand in diesem Büro wirklich brauchte, war eine gute Internetverbindung.“

Obwohl die Daten vorübergehend in Amazon S3 gespeichert werden, behält die Staatsanwaltschaft die Kontrolle darüber und nichts wird dauerhaft außerhalb ihres Fallverwaltungssystems gespeichert.

„Natürlich werden die Daten im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt“, sagt Al Rawi. „Damit werden viele der Standards abgehakt, denen wir folgen wollen, um unsere Unterlagen zu schützen.“

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Obwohl das AWS-basierte System in erster Linie automatisiert ist, wird jedes Element erst dann als Datensatz gespeichert, wenn es von einem Menschen überprüft wird. Der gesamte Vorgang nimmt weniger Zeit in Anspruch als die manuelle Eingabe der Informationen in das System, sagt Al Rawi.

„Der Benutzer, egal ob es sich um einen Anwalt, einen Anwaltsgehilfen oder einen Mitarbeiter einer Anwaltskanzlei handelt, sieht eine Benachrichtigung, dass ein Dokument bearbeitet wurde“, sagt er. „Die KI wird die Dokumente hervorheben, aus denen Informationen extrahiert wurden. Der Benutzer vergleicht und überprüft dann schnell die Richtigkeit der Informationen. Diese 24 Minuten Dateneingabezeit können auf buchstäblich eine Minute oder weniger reduziert werden, je nachdem, wie klar die bereitgestellten Dokumente sind.“

Das Los Angeles County Public Defender's Office begann im Oktober 2020 mit der Implementierung des Fallmanagementsystems und führte ein Modul für Fälle ein, an denen Erwachsene beteiligt sind, die größte Bevölkerungsgruppe, die es betreut. Das System hat einige Iterationen durchlaufen, um das Benutzererlebnis zu verbessern, aber Al Rawi sagt, dass die Implementierung insgesamt gut gelaufen ist.

„Es ist sehr intuitiv“, sagt er. „Im Moment ist es, als würde man auf ein Blatt Papier schauen, aber es ist tatsächlich auf dem Bildschirm, mit einigen Hervorhebungen, die einem sagen, was man vergleicht. Sie validieren jeden einzelnen und können einfach auf „Senden“ klicken. Dadurch werden mehrere Datensätze aus einem Dokument erstellt, das Hunderte von Seiten umfassen kann.“

Die Nutzung cloudbasierter Ressourcen hat dem Büro des Pflichtverteidigers dabei geholfen, einen effizienten Datenzugriff zu ermöglichen, und die Umstellung auf ein stärker digitalisiertes System hat das Büro in die Lage versetzt, künftige technische Verbesserungen vorzunehmen, sagt Al Rawi.

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